Gwarancja kontraktowa na ostatnią chwilę?

Gwarancja kontraktowa na ostatnią chwilę? Sprawdź, dlaczego to najdroższy błąd, jaki możesz popełnić.

Kiedy pojawia się na horyzoncie nowe zapytanie ofertowe, zlecenie czy też już Twoja oferta została zaakceptowana zazwyczaj pojawia się satysfakcja wymieszana z pozytywnym napięciem związanym z potrzebą realizacji tego na co się umówiłeś. Nasycenie tych uczuć jest tym większe, im większe zamówienie. Kontrakt, który będzie realizowany przez dwa lata i zapewni znaczny udział w przychodach firmy? Super. Ale z drugiej strony to dużo pracy. A ta cała „papierologia” z gwarancjami? „Ogarnie się przy pierwszej fakturze”. Przecież jest dużo innych rzeczy do przygotowania. Brzmi znajomo?

To jeden z najczęściej popełnianych i najbardziej kosztownych błędów w branży budowlanej. Odsuwanie tematu zabezpieczeń na później to prosta droga do zamrożenia gotówki, niepotrzebnych nerwów i utraty płynności finansowej przy jakimś zakręcie, którego jeszcze dzisiaj nie widać.

Zobaczmy, dlaczego „później” w tym przypadku prawie zawsze oznacza „za późno”.

Faza 1: Miesiąc miodowy na budowie

Na początku każdego projektu panuje entuzjazm. Inwestor chce mieć szybko wybudowane, generalny wykonawca chce szybko zarobić, a Ty chcesz jak najsprawniej wykonać swoje prace. Wszyscy grają do jednej bramki. Zazwyczaj panuje wówczas raczej pozytywne nastawienie. Gdyby było inaczej to prawdopodobnie w ogóle byś nie myślał o zaczynaniu współpracy na nowym kontrakcie.

To jest idealny i jedyny słuszny moment, żeby ustalić warunki gwarancji należytego wykonania umowy. W atmosferze wzajemnej chęci do działania, dogadanie szczegółów, akceptacja wzoru gwarancji i załatwienie formalności to bułka z masłem. To, co na starcie jest kwitowane słowami „dobra, lećcie z robotą, nie róbmy tematu”, pół roku później może urosnąć do rangi problemu wagi państwowej. Jeśli na tym etapie przygotować właściwie całe zabezpieczenia, ustalenia załączyć do umowy, która dopiero ma być przygotowywana można w ten sposób zabezpieczyć możliwość zastosowania odpowiednich dla nas form zabezpieczenia.

Faza 2: Gdy guma zaczyna pękać

Mija kilka miesięcy. Pojawiają się pierwsze napięcia – a to zmiana cen materiałów, a to opóźnienia niezależne od Ciebie. Ta „guma” związana z realizacją kontraktu robi się coraz bardziej napięta. I nagle okazuje się, że temat gwarancji, jeśli go zlekceważyłeś na początku, wraca jak bumerang. Tyle że teraz zamawiający, zestresowany innymi problemami, zaczyna „dmuchać na zimne”. Twój wzór gwarancji ubezpieczeniowej jest analizowany pod mikroskopem przez trzy działy prawne, a Ty czekasz na akceptację, podczas gdy Twoje pieniądze leżą zamrożone na koncie kontrahenta. Równocześnie masz robić przeroby bo terminy gonią.

Najgorszy pomysł w historii: „Zostawię kaucję, a gwarancję załatwię później”

Niektórzy idą o krok dalej. Myślą: „A co tam, stać nas. Zostawimy te 10% w depozycie na czas robót, a załatwimy tylko gwarancję usunięcia wad i usterek po odbiorach. Pokażemy, że jesteśmy prężną firmą”.

To kiepski pomysł z przynamniej paru przyczyn, o których więcej można przeczytać  tutaj Oto historia z życia wzięta.

Klient realizujący prace fundamentowe na kilku kontraktach o łącznej wartości ponad 40 mln zł przyjął właśnie taką strategię. Nie zadbał o zapisy pozwalające zamienić kaucję na gwarancję na etapie wykonawczym. Umowa w ogóle nie przewidywała takiej możliwości.

Efekt?

4 miliony złotych netto (10% wartości) zostały zamrożone. Blokada środków obowiązywała do momentu odbioru całej inwestycji przez inwestora. Efektem było zwolnienie zatrzymań około półtora roku po zakończeniu prac – tyle czasu cała reszta prac była wykonywana i dopiero wówczas inwestor odebrał całą realizację pozwalając tym samym na odbiór prac od firmy wykonującej fundamenty.

Od kwoty 10% netto wartości kontraktu (wartość zabezpieczenia) musiał zapłacić VAT i podatek dochodowy. Realnie z jego kasy zniknęło więc ok. 15% wartości kontraktu.

Pułapka formalna: Jesteś za połową? To już za późno

Myślisz, że w połowie kontraktu obudzisz się i powiesz: „Dobra, teraz potrzebuję tej gwarancji”? Dla ubezpieczyciela to sygnał alarmowy. Od razu zapala mu się czerwona lampka: „Co takiego się stało na tej budowie, że po roku pracy nagle chcecie się zabezpieczać?”.

Większość towarzystw ubezpieczeniowych niechętnie udziela gwarancji, jeśli minęła już połowa okresu realizacji umowy. Wpadasz w formalną pułapkę – kaucję możesz zwolnić dopiero po odbiorze końcowym, a ten, jak wiemy, potrafi się przeciągać w nieskończoność.

Wnioski? Są banalnie proste:

Załatw gwarancję na samym początku. Zanim na budowie pojawi się pierwsza koparka.

Dopilnuj, by wzór gwarancji był załącznikiem do umowy. Unikniesz późniejszych negocjacji i problemów, a nawet jeśli pojawi się taka próba będziesz solidnie zabezpieczony – ustalenia będą częścią wiążącej strony umowy.

Nigdy nie zostawiaj kaucji z myślą „jakoś to będzie”. Koszt gwarancji (2-3% sumy gwarancyjnej) to żadna cena w porównaniu do 10% wartości kontraktu zamrożonych na nie wiadomo jak długo.

Nie pozwól, by prosta formalność zamieniła się w kosztowny problem. Dbaj o płynność swojej firmy od pierwszego dnia kontraktu.