Krótka historia dziwnej księgowości
Współpracę często zaczynamy od zaplanowania tego co będzie do zrobienia w bliższej oraz dalszej przyszłości. To istotne, żeby uniknąć nerwowych sytuacji i braku czasu na zaplanowanie wszystkiego we właściwy sposób. Co się dzieje, kiedy działamy nie w sposób zaplanowany a interwencyjny – kiedy czasu jest mało, a potrzeby spore? Krótki przykład z życia wzięty poniżej. Przytaczam historię nie po to, żeby stygmatyzować ale po to, żeby podzielić się doświadczeniem, z którego warto korzystać by uniknąć problemów samemu.
Zgłosili się do nas Klienci, z potrzebą pozyskania finansowania. Raczej obrotowego – na rozwój firmy. Klient z polecenia zawsze cieszy – znaczy, że ktoś docenia naszą pracę i decyduje się też niejako poręczyć za to, że to co robimy przynosi dobre rezultaty. Polecenie nie byle jakie – od prawnika. Współpracującego ze sporym biurem księgowym. Wydaje się zatem, że zarówno od strony prawnej jak i księgowej Klient będzie prowadzony wzorcowo. Firma nieduża, rozwijająca się. Co roku wzrost przychodów, rośnie ilość sprzętu, zatrudnionych ludzi. Właściciele pracując ciężko, teoretycznie mogliby już więcej delegować, ale po co skoro jeszcze samemu mogą się angażować. Potrzeba między 500 000 a 1 000 000zł – na rozwój. Sprzęt, maszyny, samochody. Rozwój.
Ostatnich kilka lat pokazało – pomimo wszelkich perturbacji covidowo – wojennych, że na swoim biznesie znają się dość dobrze. Resztę zlecili specjalistom. Rozliczenia księgowe przede wszystkim.
Spotkaliśmy się w celu pozyskania kapitału obrotowego – w formie kredytu firmowego. Tymczasem w dokumentach finansowych – firma prowadzona w formie spółki z o.o. także mamy pełną księgowość (z resztą poziom realizowanych przychodów predestynował tego Klienta do pełnej księgowości nawet gdyby prowadził biznes w formie jednoosobowej działalności gospodarczej) – pojawia się kwota pieniędzy w kasie. Nie mało. W zasadzie całkiem sporo – grubo powyżej pół miliona złotych (a o takiej kwocie mówiliśmy w przypadku pozyskania finansowania dla tego Klienta).
„Po co Państwu ten kredyt, skoro firma realizuje cały czas zyski (pojawia się nowa zarobiona gotówka) a w kasie macie pół miliona?”
„Nie, nie mamy. Księgowa (sic!) powiedziała, że można to tak księgować, ale tak naprawdę to te pieniądze były już wypłacone gotówką z konta firmy i przeznaczyliśmy je na życie.”
Rozumiem, że nie każdy musi się znać na rachunkowości, ale podawanie tego typu rozwiązań przez księgową (sprawdzone – taka była rekomendacja) to jest coś niebywałego w zasadzie. Można oczywiście zażartować, że w ten prosty sposób rozwiązano w tej firmie problem, z którym mierzą się udziałowcy spółek z o.o. – ich podwójne opodatkowanie przy wypłacie dywidendy. Dodatkowo – w formie żartu – można stwierdzić, że wszyscy którzy przekształcali przez lata spółkę z o.o. w spółkę z o.o. komandytową (żeby uniknąć CITu a zachować ograniczoną odpowiedzialność) bez sensu karmili prawników i biegłych rewidentów. Wystarczyło wypłacać gotówkę z konta. Można by tak żartować, ale sytuacja była o tyle nieśmieszna, że tak się nie robi, a zastana przez nas struktura bilansu uniemożliwiała pozyskanie finansowania.
Sama gotówka w kasie jest do obronienia. Nie ma przecież obowiązku wydawania posiadanych pieniędzy zamiast tych pochodzących z długu, a pieniądze w kasie nie powinny nikomu przeszkadzać.
Ale kreatywna księgowa (z naprawdę dużego poznańskigo biura rachunkoweg) wpadła jeszcze na jeden pomysł. Okazało się bowiem, że do Państwa „idzie” ponad półtora miliona złotych. Tyle bowiem w bilansie wskazano w pozycji należności krótkoterminowych. To jest ta pozycja gdzie ląduje kwota z wystawionych faktur, które jeszcze nie zostały opłacone. Po co komuś 500 000 zł kredytu obrotowego skoro ma większą kwotę na rachunku spółki (a tak naprawdę tylko w tabelce) i do tego oczekuje na spływ ponad półtora miliona?
Oczywiście tego półtora miliona nikt nie widział – Państwo nie mieli pojęcia co to jest. Na moment pisania tego tekstu staramy się ustalić z czego wynika ta kwota. Wyfakturowane jest trochę ponad 50 000 euro. Wszystkie tropy prowadzą jednak do wniosku, że żeby bilans się bilansował („wychodził na zero”) po stronie pasywów musiało się pojawić te 1.5 miliona…
Tak o to dobre intencje i generalnie dobre podejście – przekazuje to na czym się znam mniej ludziom, którzy znają się bardziej, żeby skupić się na tym co jest moją specjalnością – przyniosło opłakane skutki. Prostujemy obecnie z innym biurem rachunkowym księgowość, żeby odpowiadała rzeczywistości, ale pozyskanie niezbędnych na rozwój firmy środków będzie trwało dłużej – pewnie o jakieś 2- 3 miesiące i będzie znacznie droższe. 2-3 miesiące w dzisiejszych czasach to bardzo dużo.
Dlatego pewne rzeczy warto robić wcześniej.